Trois musiciens, un clavier et deux étuis ne tiennent pas forcément dans la voiture qui semblait avoir assez de sièges. Pour une répétition en soirée, calculez le volume et l’heure de départ à partir de ce que la salle fournit déjà. Vous pourrez ensuite décider quelle voiture transporte les personnes et laquelle, si besoin, transporte les instruments.
Demander la liste du matériel sur place
Confirmez auprès du studio les pieds, amplis ou éléments que vous pourrez utiliser. Chaque musicien indique ensuite la longueur et la largeur de son étui. Répartissez les objets encombrants en tenant compte du nombre de sièges et des rangements nécessaires. Gardez une petite marge pour les sacs personnels. Un étui doit être rangé de façon à ne pas bouger pendant le trajet.
Organiser la prise en charge et la dépose
Préférez un arrêt à l’écart de la circulation qui laisse le temps d’ouvrir le coffre. Précisez quelle entrée du studio donne sur la salle et si vous devrez porter le matériel dans un escalier. Pour consulter des trajets partagés ou proposer une place sur un départ prévu, utilisez ZIDGOO, une application de covoiturage. Signalez les instruments dès le premier échange avec le conducteur.
Traiter le retour comme un créneau à part
Après la répétition, comptez le rangement et la restitution des clés. Si quelqu’un doit partir plus tôt, placez son étui de manière à pouvoir le sortir facilement. Le guide d’organisation des arrivées à un événement propose la même séparation entre personnes, horaires et matériel. Convenez d’un autre moyen de retour si le conducteur ne peut pas attendre la fin du rangement.
Faire une liste qui tient sur un écran
Envoyez au groupe l’adresse du studio, l’heure d’ouverture, le nombre de sièges et la liste des plus gros étuis. Attribuez les objets lourds à une personne qui arrivera avant le montage. Si la salle est au sous-sol, gardez quelques minutes pour faire deux allers-retours depuis le véhicule. Ce court message suffit pour éviter les questions de dernière minute.